A Informação documentada ISO é tão importante que é um requisito de todas as normas de Gestão produzidas pela ISO
Por isso, desde a primeira versão da ISO 9001 e por ser um padrão mundial de fundamentos de Garantia e Gestão da Qualidade, a informação documentada é dos principais requisitos de qualquer Sistema.
Assim, mesmo falando em Sistemas de trabalho para os quais não existem certificações, o tema é assunto relevante.
Mas, o que é uma informação documentada?
Podemos definir informação documentada como toda informação formal necessária para executar um processo ou ainda, para registrar que ele foi executado da maneira como foi estabelecido.
Assim, um desenho de um produto é uma informação documentada, tal como, um eventual relatório de controle de qualidade que demonstra que o mesmo está aprovado
Também é uma informação documentada um registro que demonstra que um funcionário possui as devidas qualificações para executar uma tarefa.
Outro exemplo? Um contrato ou Pedido do Cliente também é informação documentada e assim por diante.
Procedimento é informação documentada, mas não é a única!
Infelizmente, muitos auditores ISO e consultores não sabem interpretar o conceito!
Por que precisa ser controlada?
Imagine que você é o gestor de uma padaria e não anota as encomendas dos seus clientes.
Provavelmente, em um dia agitado, você vai esquecer alguns pedidos, troca-los, errar nas quantidades.
Outros clientes vão eventualmente cancelar, substituir, adiar pedidos.
Desta forma, sem um controle efetivo, sua padaria vai virar o caos!
E, olha que estamos falando de um único tipo de informação documentada que é a encomenda.
Ainda, na padaria, existem as receitas, os procedimentos de compra, de limpeza, de organização de estoque, de manutenção das licenças e tantos outros.
E veja bem! Estamos falando apenas de uma pequena padaria!
Como controlar a informação documentada ISO?
Todas as normas ISO de Gestão definem as informações mínimas que devem ser gerenciadas, mas também deixa claro que as empresas precisam, também, determinar aquelas vitais para o negócio
Assim, o melhor momento para esta definição é quando estamos planejando o Sistema de Gestão.
Isto vale para qualquer ISO, seja a 9001, 14001 ou qualquer outra
Definidas as informações, podemos fazer duas distinções:
a) informações documentadas que estabelecem o que deve ser feito, e,
b) informações que demonstram que as anteriores foram atendidas
Para o primeiro caso, o Sistema precisa garantir que as mesmas estejam sempre atualizadas e disponíveis para quem delas precisa.
Para o segundo, além da precisão da informação, por quanto tempo ela é necessária, como vai ser preservada e quem pode acessá-la!.
Simples assim!
Vejamos os Requisitos ISO
As informações devem ser adequadamente identificadas, como por exemplo, através do título, número de revisão e/ou data.
Ainda devem ser revisadas por pessoal competente antes de sua liberação para uso.
Depois de liberada deve ser mantida protegida e adequada para uso.
Tudo isso vale também para informação de origem externa, como aquelas recebidas de clientes, fornecedores, legislação e normas técnicas e outras partes interessadas.
Alguns exemplos de informação documentada ISO obrigatória
Na ISO 9001
A política da qualidade é uma informação documentada que a norma ISO 9001 requer.
Assim, a mesma deve ser aprovada pela Gestão e divulgada às partes interessadas.
Portanto, esta declaração é requisito de todos os Sistemas de Gestão.
Na ISO 14001
O Plano de Respostas às emergências ambientais é uma informação documentada obrigatória que empresas que atendem aos requisitos da ISO 14001 precisam manter sob controle.
Na ISO 37001
Em Sistemas de Gestão Antissuborno, dados relativos ao due deligence de pessoas expostas devem, obrigatoriamente, serem gerenciadas adequadamente.
Na ISO 45001
Para a ISO 45001, o PGR e informações complementares devem estar sob o regime do Controle da Informação documentada ISO.
Então, podemos ver, que muitas das informações são requisitos de mais do que uma norma de gestão. Por isso, talvez uma boa estratégia seria pensar em um Sistema de gestão de compliance.
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