O planejamento do SGQ ISO 9001, subestimado por muitos consultores e ignorado pela maioria dos auditores das certificadoras, é, talvez, a etapa mais importante da implantação da ISO 9001.
A maioria dos consultores acredita que fazer um desenho genérico de processos é suficiente para atender a norma ISO 9001.
Já, os auditores das certificadoras, solicitam um fluxo dos processos, sem sequer questionar sua pertinência.
E, assim, o planejamento do SGQ é ignorado e menosprezado por todos.
Uma frase atribuída ao presidente Lincon, reflete a importância do Planejamento.
Diz ela: “Se eu tiver uma semana para cortar uma floresta, vou passar 6 dias afiando o machado “.
É muito melhor investir os recursos no planejar do que ter que, posteriormente, refazer e retrabalhar.
Este conceito, com toda a certeza, se aplica ao Planejamento do SGQ ISO 9001.
Vamos então entender como deve ser realizado o Planejamento do SGQ ISO 9001 para que ele nos entregue os resultados esperados.
Contexto da Organização
O Planejamento, de fato, se inicia com a análise do Contexto da Organização, onde analisamos os ambientes externos e internos, assim como as demandas das partes interessadas.
O passo seguinte é determinar o Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade, ou seja sua abrangência.
Uma forma fácil de definir o Escopo do SGQ é responder a pergunta: Para quais produtos ou serviços o Sistema de Gestão da Qualidade está sendo implantado?
Assim, uma indústria farmacêutica pode ter seu escopo definido como ” Desenvolvimento e Fabricação de Medicamentos sob a forma de Comprimidos”.
No exemplo acima fica claro que o Sistema de Gestão só é aplicável para o produto ” Comprimido”. Se ela fabricar também injetáveis, o SGQ não é aplicável a este último.
Processos que compõe o SGQ ISO 9001
O passo seguinte é determinar e “desenhar” os processos que compõem o SGQ ISO 9001, lembrando que um processo é definido como um conjunto de atividades que transformam entradas em saídas.
Ainda usando o exemplo da Industria farmacêutica, o processo fabricação de comprimidos transforma matérias-primas (entradas) em comprimidos ( saídas).
Ao desenhar os processos, devemos também considerar todos os requisitos da norma ISO 9001 bem como os processos de negócio importantes para a obtenção da qualidade.
Em geral, a saída de um processo é a entrada de outro e, portanto, não deve existir um processo sem saída.
Assim, a saída de processo comercial, como por exemplo, o pedido do cliente, será a entrada para um processo subsequente que pode ser o Projeto do produto, ou o planejamento da produção daquilo que foi vendido, dependendo do caso.
Para cada processo definido, devemos definir:
a) as entradas do processo,
b) as saídas do processo,
c) os recursos necessários para executa-lo, como máquinas, ferramentas, profissionais envolvidos,
d) as informações documentadas necessárias para executa-lo,
e) as formas de monitoramento em função dos riscos detectados que vamos falar um pouco mais a frente.
Desenvolvendo estas atividades, teremos uma visão ampla de como nossa organização deve funcionar.
Determinação dos Objetivos do SGQ
O passo seguinte é determinar os objetivos do SGQ ISO 9001, lembrando que eles devem estar alinhados com a Política da Qualidade.
Desta forma, se em nossa Política expressamos que queremos contratar e reter os melhores profissionais, devemos ter um objetivo que estabeleça o nível de competência destes profissionais e, algo que defina o quanto deles estamos conseguindo reter.
Ações para abordar Riscos
Tendo definidos nossos pontos fracos e fortes, ameaças e oportunidades, demandas das partes interessadas que podem afetar nosso SGQ, além de uma visão clara de todos os processos do Sistema, devemos proceder a uma avaliação dos riscos a eles associados.
Ao final desta atividade teremos uma lista de todos os riscos associados e, obviamente, alguns serão mais graves, mais prováveis de ocorrerem e outros não.
Assim, podemos classifica-los em uma ordem de importância e definir como trata-los.
Podemos, por exemplo definir em 3 categorias:
a) Riscos Inaceitáveis – Alterar o Processo,
b) Riscos Aceitáveis porém precisam ser controlados – Monitorar o processo,
c) Riscos Aceitáveis e assumidos- Riscos a serem ignorados.
Planejamento de Mudanças
Para aqueles riscos inaceitáveis, obviamente precisamos mudar a maneira como realizamos uma atividade ou processo.
As mudanças devem ser controladas e documentadas e portanto, de alguma forma, precisamos manter registros desde a sua proposição, sua implementação e sua verificação de sua eficácia.
Desenvolvendo estas atividades teremos um excelente Planejamento do SGQ e certamente facilitará as demais etapas de sua implantação.
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